Politique de confidentialité
Protection des données personnelles — RGPD (UE 2016/679) et LOPDGDD (Ley Orgánica 3/2018)
RUSKER TRAVEL, S.L. — Version 1.0 · 9 juillet 2026
La présente politique décrit comment Rusker Travel, S.L. traite vos données personnelles lorsque vous réservez une Learning Expedition sur app.rusker-travel.com. Elle complète l'article 16 des Conditions générales de vente et en fait partie intégrante.
1. Responsable du traitement
Rusker Travel, S.L. — Carrer de l’Arc de Sant Agustí 3, 08001 Barcelone, Espagne — NIF B44897510 — agence de voyages FUE-2023-03315922.
Contact pour toute question relative aux données : info@rusker-travel.com, objet « PROTECTION DES DONNÉES ».
2. Données que nous collectons
Dans le cadre de votre inscription, nous collectons :
- Identité : prénom, nom, date de naissance, nationalité.
- Coordonnées : adresse email, numéro de téléphone.
- Pièce d'identité : copie du passeport ou de la carte nationale d'identité, numéro du document et date d'expiration.
- Données professionnelles : entreprise, fonction, gare de départ.
- Contact d’urgence : nom et téléphone de la personne à prévenir.
- Données de facturation : raison sociale, adresse de facturation et numéro de TVA intracommunautaire (facultatifs).
- Données relevant de catégories particulières : restrictions et régimes alimentaires, allergies et besoins médicaux que vous choisissez de nous communiquer.
- Données techniques liées au consentement : adresse IP, agent utilisateur et horodatage de votre acceptation des documents contractuels.
3. Finalités et bases légales
| Finalité | Base légale |
|---|---|
| Gestion de l'inscription et exécution du Forfait | Exécution du contrat (art. 6.1.b RGPD) |
| Transmission aux hôtels, transporteurs et restaurateurs pour les réservations | Exécution du contrat |
| Émission du billet du sommet — transmission à AI Summit Alliance S.L., organisatrice de l'AI Summit Barcelona 2026 | Exécution du contrat |
| Registre documental des voyageurs et transmission au Ministère de l’Intérieur (plateforme SES.Hospedajes), en application du Real Decreto 933/2021 | Obligation légale (art. 6.1.c RGPD) |
| Listes d'accès et contrôles de sécurité des entreprises visitées | Exécution du contrat et intérêt légitime de l'entreprise hôte |
| Régimes alimentaires, allergies, besoins médicaux | Consentement explicite — catégories particulières (art. 9.2.a RGPD) |
| Facturation et obligations comptables et fiscales | Obligation légale |
| Preuve du consentement aux documents contractuels (journal de consentement) | Intérêt légitime (preuve) et obligation légale |
| Photographies et vidéos identifiantes à des fins de communication | Consentement distinct — jamais exigé pour s’inscrire |
| Prospection commerciale de Rusker Travel | Consentement, ou intérêt légitime pour les clients existants |
4. Destinataires
Rusker Travel ne vend ni ne loue vos données. Les transmissions sont limitées à ce qui est strictement nécessaire à l'exécution du Forfait, au respect des obligations légales et aux traitements pour lesquels vous avez consenti :
- L'équipe Rusker Travel en charge de l'organisation.
- Les hôtels, transporteurs et restaurateurs prestataires du voyage.
- AI Summit Alliance S.L. pour l'émission de votre billet nominatif.
- Les entreprises visitées, pour les listes d’accès et contrôles de sécurité.
- Le Ministère de l’Intérieur espagnol (SES.Hospedajes), au titre du registre légal des voyageurs.
Sous-traitants techniques. Nos prestataires informatiques agissent sur instruction et sous contrat conforme à l'article 28 du RGPD : Stripe Payments Europe (paiement et facturation), Supabase (hébergement de la base de données et des documents, Union européenne), Resend (envoi des emails) et Vercel (hébergement du site).
5. Durées de conservation
- (a) Registre documental des voyageurs exigé par le Real Decreto 933/2021 (identité, numéro de document, nationalité, date de naissance, coordonnées, données de paiement) : trois (3) ans à compter du départ. Ces données ne peuvent être supprimées avant ce terme, en exécution d'une obligation légale.
- (b) Copies et numérisations de pièces d'identité recueillies pour les listes d'accès des entreprises visitées : supprimées dès que la visite a eu lieu, et au plus tard un (1) mois après la fin du Forfait. Les réservations non finalisées sont purgées automatiquement, et leurs documents supprimés, à bref délai.
- (c) Données de gestion contractuelle et comptable : durées légales de prescription et de conservation comptable.
- (d) Journal de consentement : conservé le temps nécessaire à la preuve, dans les mêmes limites légales.
- (e) Données de prospection : trois (3) ans après le dernier contact.
6. Sécurité
Les données sont hébergées dans l'Union européenne (Supabase, région Paris). Les copies de pièces d'identité sont stockées dans un espace privé, non public, accessible uniquement au moyen de liens signés à durée limitée réservés à l'équipe habilitée. L'accès à l'administration est protégé par une authentification à code à usage unique restreinte à une liste d'adresses autorisées.
7. Transferts hors EEE
Aucun transfert de vos données hors de l'Espace économique européen n'est effectué sans garanties appropriées au sens du chapitre V du RGPD.
8. Vos droits
Vous disposez des droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité, ainsi que du droit de retirer votre consentement à tout moment, sans que ce retrait n'affecte la licéité des traitements antérieurs. Ces droits s'exercent dans les limites des obligations légales de conservation visées au point 5 (a).
Pour exercer vos droits : info@rusker-travel.com, objet « PROTECTION DES DONNÉES ». Nous répondons dans un délai de trente (30) jours.
Vous pouvez introduire une réclamation auprès de l'Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es) ou de l'autorité de contrôle de votre pays de résidence (en France, la CNIL — www.cnil.fr).
9. Modifications
La présente politique peut être mise à jour. La version applicable est celle en vigueur au jour de votre inscription ; sa référence est enregistrée dans notre journal de consentement.